Büroversicherung

Büroversicherung

Die Büroversicherung gehört zur Form der Schadensversicherung, welche wie die Hausratversicherung im privaten Bereich, alle für das Büro infrage kommenden Risiken abgedeckt. Der Umfang der Büroversicherung kann je nach Bedarf individuell gestaltet werden.

Generell können im Rahmen der Büroversicherung folgende Gefahren und Risiken abgesichert werden,
Datenträgerversicherung
die Schäden an Datenträgern wie Festplatten, Disketten oder Magnetbändern abdeckt sowie an den Daten wie Systemdaten und Stammdaten selbst,
Einbruchdiebstahlversicherung
die durch Einbruch an Gebäuden, technischen Betriebseinrichtungen, Waren, Wertpapieren etc. entstehende Schäden abdeckt,
Elektronikversicherung
die Gegenständen/Risiken wie Computeranlagen, Bürotechnische Einrichtungen oder Rechner versichert,
Feuerversicherung
die Lager, Bürogebäude oder Warenvorräte gegen Schäden durch Feuer absichert,
Glasversicherung
die die gesamten Außen- und Innenscheiben eines Gebäudes oder Geschäftsbetriebs, Firmenschilder etc. absichert,
Leitungswasserversicherung
die Objekte und Gegenstände gegen Schäden, die durch Leitungswasser entstehen, absichert,
Raubversicherung
die wertvolle Gegenstände der Betriebseinrichtung, Warenbestände, Wertpapiere etc. absichert und
Sturmversicherung
die die Risiken an Büro- und Geschäftsgebäuden, Lagergebäuden, Betriebsgebäuden etc. gegen Schäden durch Sturm abdeckt.

Bürohaftpflichtversicherung

Unter Bürohaftpflichtversicherung versteht man die Deckung des Haus- und Grundbesitzer-Risikos für die Büroräumlichkeiten und evtl. Zuwege. Versichert sind dabei Schadenersatzansprüche von Kunden oder Besuchern, die sich in den Räumen des Versicherten verletzen, weil dieser eine Verkehrssicherungspflicht verletzt hat.

Beispiel
Ein Kunde kommt wegen einer hochstehende Holzdiele im Büro des Versicherten zu Fall und bricht sich dabei ein Handgelenk. Im Regelfall ist die Bürohaftpflichtversicherung (Büroversicherung) Bestandteil der Berufshaftpflichtversicherung, kann aber auch einzeln abgeschlossen werden. Um eine gute und günstige Büroversicherung zu finden, können Sie die Beiträge auf unserer Seite online berechnen und die Preise der jeweiligen Versicherer direkt vergleichen. So haben Sie neben der möglichen Beitragsersparnis den Vorteil, dass Sie sich einen nicht unerheblichen Zeitaufwand einsparen können.

Einige Tipps zum Thema Büro

Störungen der Privatsphäre vermeiden. Im Stichwort Störfaktoren wurde bereits das Büro als eine Möglichkeit genannt, Störungen im Tagesablauf aus der Privatsphäre zu vermeiden. Die Einrichtung eines Büros stellt jedoch in wirtschaftlicher Hinsicht eine Investition und in organisatorischer Hinsicht eine durchgreifende Veränderung der Arbeitsabläufe dar und muss daher gut geplant sein.
Standortwahl Besonders wichtig ist auch die Standortwahl, wenn das Büro nicht nur zur Auslagerung betrieblicher Tätigkeiten aus dem Privathaushalt, sondern auch noch zur Anwerbung von Kunden dienen soll. Dabei sind folgenden grundlegenden Entscheidungen zu treffen:
Bürolage Soll das Büro in Lauflage (Einkaufszone oder -straße) oder in ruhigerer Lage (Wohn- oder Gewerbegebiet) gelegen sein?
Büronutzung Soll das Büro Laufkundschaft ansprechen (Ladenlokal mit Schaufenster) oder nur ausdrücklich bestellte Kunden oder sogar überhaupt keinen Kundenverkehr haben (Praxisartige Lage, z. B. in einem Obergeschoss)?
Entfernung Wo leben die meisten Kunden oder wo erreichen die meisten Kunden das Büro (z. B. in Zentren mit Einkaufsstraßen und Behörden), ist die örtliche Erreichbarkeit (Entfernung) für die Kunden unter Umständen wichtig?
Milieu Passt das soziale Milieu des Viertels zur überwiegenden Kundschaft?
Umgebung Ist es unter Umständen sinnvoll, andere Betriebe mit ergänzenden Produkten (Kfz-Sachverständiger, Bank, Rechtsanwalt u. a.) oder bestimmte Behörden (Kfz-Zulassungsstelle, Standesamt u. a.) in der unmittelbaren Umgebung zu haben?

Durch Beantwortung der Fragen ergibt sich schon eine sehr genaue Einschränkung auf bestimmte Standorte (Orte, Straßen, u. U. auch Hausnummernbereiche), an denen eine Büroadresse gesucht wird. Sollte die Einschränkung dadurch zu eng werden, kann überlegt werden, auf welche der vorgenannten Kriterien unter Umständen verzichtet werden kann.

Befragung anderer Selbstständiger
Besteht bei einzelnen Fragen - z. B. derjenigen nach der ggf. anzusprechenden Laufkundschaft - Unsicherheit über die Einschätzung, lohnt es sich, vergleichbare andere Selbstständige zu befragen, wie sehr sich eine bestimmte Geschäftslage für sie gelohnt hat oder eben nicht. Häufig bestehen falsche Vorstellungen über die Vorteile einer bestimmten Lage.

Praxistipp
Laufkundschaft ist selten eine lohnende Klientel. Ein Büro sollte nicht mit Blick auf Geschäft mit Laufkundschaft eingerichtet werden, sondern nur mit Blick auf die vorhandenen oder über Empfehlungen neu gewonnenen Kunden und deren Bedürfnisse, um ihre Gespräche über Finanzdienstleistungen ggf. in einer neutralen Büroumgebung führen zu können.
Kundenbefragung
Im vorstehenden Beispiel hätte der Reinfall unter Umständen vermieden werden können, wenn der Agent vor der Festlegung des Bürostandortes andere Agenten nach deren Erfahrung befragt hätte. Auch eine Befragung von Kunden hätte vielleicht Hinweise erbracht, ob diese grundsätzlich Wert darauf legen, ihre Doppelkarte von einer bestimmten Agentur zu erhalten oder auch bereit wären, aus Bequemlichkeit eine in der Nähe der Zulassungsstelle liegende fremde Agentur aufzusuchen und sich danach auch mit anderen Versicherungsangelegenheiten an diese fremde Agentur zu wenden.

Praxistipp
Wenn Sie einen Kundenbestand übernehmen, achten Sie darauf, ob es für diese Kunden bisher bereits ein Büro als Anlaufstelle gab. Insbesondere dann, wenn der Vorgänger noch im Gewerbe tätig sein sollte, ist es wichtig, dass Sie nach Möglichkeit sein Büro übernehmen. Kunden sind bequem und erinnern sich noch Jahre an eine Adresse, auch wenn sie in der Zwischenzeit viele Briefe mit einer neuen Adresse bekommen haben. Prüfen Sie außerdem, wie hoch der Anteil der Kunden ist, die das Büro nutzen. Viele Kunden sind es gewöhnt, ausschließlich zuhause besucht zu werden. Ein Büro für solche Kunden einzurichten, ist zunächst nutzlos und kann nur auf längere Sicht durch allmähliches Umgewöhnen der Kunden zu einer sinnvollen Investition werden.
Büroplanung
Das Büro selbst muss ebenfalls vorher bereits geplant werden, ehe Miet- oder Kaufobjekte besichtigt werden. Dabei spielen folgende Fragen eine Rolle:
Welche Größe wird benötigt (wie viele Räume für Kundenberatungen, sonstige Räume wie Sanitär-, Küchen- und Sozialräume, Quadratmeter)?
Gibt es wichtige Kriterien, die das Büro in funktioneller Hinsicht erfüllen muss (bestimmte Anordnung der Räume, Abschließbarkeit, Wasseranschlüsse, Telefonanschluss, Alarmanlage, Abstellräume oder Kellerräume, Größe Schaufenster, Art der Heizung, Verglasung, Helligkeit)?
Ist es notwendig, ein bestimmtes Erscheinungsbild vorweisen zu können, um Kunden anzusprechen (Altbau oder Neubau, bestimmte Farbgestaltung, Böden usw.)?
Gibt es bauliche oder sonstige Nutzungsbeschränkungen, die von Bedeutung sein können (Denkmalschutz, Zustimmung des Hausbesitzers zur Anbringung von Außenwerbung u. a.)?
Wie viele Mitarbeiter sind jetzt vorhanden oder noch geplant, für die Platz und ggf. mehrere Toiletten bei gemischtgeschlechtlicher Belegschaft vorhanden sein müssen (berufsgenossenschaftliche Vorschriften)?
Ist geplant, Auszubildende zu beschäftigen, da auch hierfür geeignete Räumlichkeiten nachzuweisen sind (ggf. Ausbildungsberater der IHK hierzu befragen!)?
Preisvorstellungen für Miete oder Kauf.

Die Einrichtung des Büros muss funktionell sein und bei der Beschäftigung von Mitarbeitern auch den ergonomischen Ansprüchen der Verwaltungsberufsgenossenschaft genügen. Das Büroinventar sollte Sie durch eine Büroversicherung abgesichert werden.

Folgende Mindestausstattung benötigt zum Beispiel ein Versicherungsbüro:
Schreibtisch für jeden Mitarbeiter (für die Größe, Höhe und Ausrichtung gibt es ergonomische Vorschriften),
Unterstell- oder Beistellschrank mit Hängeregister und Schubladen für Kleinteile (Stifte usw.),
falls PC benutzt werden, Anbauteil PC-Arbeitstisch,
Bürostuhl für jeden Mitarbeiter (dreh- und rollbar, höhenverstellbar),
mindestens ein, besser zwei Besucherstühle pro Arbeitsplatz, idealerweise mit einem Besprechungstisch-Anbauteil am Schreibtisch,
separater Besprechungstisch mit mindestens vier Stühlen für Kundengespräche,
bei umfangreichem Kundenverkehr auch Wartezone mit mehreren Besucherstühlen, Beistelltisch oder Prospektständer zur Auslage von Werbematerial, ggf. Kinderspielecke mit Spielsachen,
Schrankwand mit Fachablagen und Ausziehfächern für Formulare sowie Hängeregistern oder Stellfächern für Ordner zur Ablage,
Werbegestaltung für Schaufenster, falls vorhanden, z. B. Aufsteller oder Hängerahmen mit Plakaten, Innenbeleuchtung, ggf. Eye-catcher zur Erregung von Aufmerksamkeit (z. B. Spielzeugeisenbahn, Motorrad usw.),
Telefonanschluss (möglichst ISDN) und Telefonanlage mit mindestens einem Telefon und einem Fax, bei Mitarbeitern mit Nebenstellen,
Kopierer (Fax mit Kopierfunktion allein reicht in der Regel nicht aus, da dann zum einen das Fax blockiert wird und zum anderen viele Vorlagen nicht kopiert werden können (z. B. Führerschein).

Praxistipp
Das Büro ist Ihre Visitenkarte und sollte auch so eingerichtet und gestaltet werden, sowie durch eine Büroversicherung vor Risiken geschützt werden. Übertreiben Sie dabei nicht, aber bedenken Sie auch eines: Omas alte Couchgarnitur gehört allenfalls in den Sperrmüll, aber nicht als billiger Raumfüller in ein gewerbliches Büro!